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Quelles activités RH externaliser ? La règle des 4C

By 16 février 2014février 5th, 2017Blog

Article My rh, publié le 12/06/2013

La pratique d’externalisation se diffuse au sein de toutes les entreprises. Elle concerne différentes activités RH : paie, recrutement, formation, évaluation, etc. Comment identifier les tâches externalisables ? Peut-on externaliser les activités RH importantes ? Et pourquoi ne pas externaliser les activités dites stratégiques ?

 

La paie conserve la tête des activités RH externalisées.  Bien que la pratique de certaines entreprises soit aujourd’hui  arrivée à maturité, le marché de l’externalisation de la paie reste dynamique.

De même, beaucoup d’autres activités RH sont de plus en plus souvent confiées, au moins partiellement, à des prestataires externes : administration du personnel, sourcing de candidats, gestion de la formation, traitement des notes de frais, reporting social, élections professionnelles, …

Un contexte législatif mouvant, imprévisible et anxiogène pour les DRH, un impérieux besoin de création de valeur et de performance pour la fonction RH, nombreux sont les catalyseurs qui favorisent une délégation de gestion des tâches RH de back-office.

Alors, comment déterminer si une activité RH est transférable à un partenaire spécialisé ?

La sensibilité d’une activité RH à l’externalisation répond à une règle bien précise, celle des 4C.

 

  1. L’activité RH est-elle complexe ?

L’activité RH considérée est-elle homogène ? Quelle est la technicité requise ? Peut-on facilement acquérir la compétence nécessaire pour la gérer ?

La paie, par exemple, est un millefeuille juridico-comptable en perpétuel mouvement. La maitrise de cette activité, comme de toutes les règles qui la sous-tendent, requiert une expertise pluridisciplinaire administrative, légale et informatique. Cette dernière ne s’acquiert principalement qu’en situation de travail. Le « marché des gestionnaires paie » est d’ailleurs fortement en tension.

 

  1. L’activité RH est-elle chronophage ?

Combien de temps demande l’activité RH envisagée ? Combien de ressources sa gestion annuelle et mensuelle nécessite-t-elle ? Est-elle soumise à des cycles ou à une saisonnalité particulière ?

Le traitement des salaires constitue l’effectif le plus important de la fonction RH : entre 30% à 40% selon les études. L’établissement des feuilles de paie constitue donc actuellement l’activité principale en termes de ressources et de moyens RH. Est-ce pour autant une contribution forte attendue de la fonction RH à la performance de l’entreprise ?

 

  1. L’activité RH est-elle critique ?

Quel est le degré d’importance de l’activité RH concernée ? Est-elle soumise à des règles légales et sociales ? Quelles sont les contraintes à respecter de qualité et de délais ?

La paie ne tolère pas l’à-peu-près !  Les incidences d’erreurs de gestion dépassent largement les considérations exclusivement financières, de conformité des montants et de ponctualité des paiements. La paie supporte un engagement fort de l’employeur vis-à-vis de l’ensemble du collectif de travail ; un bulletin faux, remis en retard, incomplet, ou même incompris, est un motif légitime d’insatisfaction des collaborateurs, générateur de défiance.

Ce ne sont pas les activités annexes ou accessoires qu’il convient d’envisager d’externaliser, mais bel et bien les activités critiques. C’est justement parce qu’elles sont importantes qu’elles requièrent une spécialisation poussée et des engagements contractuels de résultats.

 

  1. L’activité RH est-elle circonscrite ?

Quel est le degré de diffusion de la pratique RH dans l’organisation ? La pratique RH est-elle partagée par de nombreux acteurs internes (managers, salariés, Comex, etc.) ?  Est-elle clairement délimitée et localisée dans l’entreprise ?

Même si la paie concerne tous les salariés, sa gestion est souvent bien circonscrite à un service spécifique qui en a la charge. Les processus permettant la production des feuilles de salaire sont généralement connus, précisant clairement le rôle des différents contributeurs.

Ainsi, une activité RH dont le périmètre est borné sera plus facilement et plus efficacement transférable à un tiers.

 

Ces quatre critères se cumulent. Plus une activité RH est complexe et critique, plus elle demande des moyens, plus elle est bien délimitée à un périmètre circonscrit, et plus elle est externalisée, plus elle sera facilement externalisable.

 

Distinguons le stratégique de l’important

Poursuivons avec notre exemple de la paie : non,  elle ne constitue pas une activité stratégique. Elle ne peut améliorer l’engagement, l’innovation et la créativité des collaborateurs, la performance de l’entreprise.

Une paie « plus juste que juste » ou remise en avance, n’a aucun impact sur la motivation ou l’efficacité des équipes. En revanche, dans le cadre d’une mauvaise réalisation, elle a un potentiel de moins-value RH très fort : pénalités, insatisfaction, méfiance, …  C’est donc une activité RH fondamentale sans être stratégique.

Pour s’assurer de leur bonne exécution, ce type d’activités RH (paie, déclarations sociales, gestion administrative et financière de la formation, etc.) peut être utilement confié à un prestataire spécialisé. Ou au moins se poser la question : «Make or Buy »

Quant aux activités RH stratégiques, qui engagent durablement l’entreprise, elles ne sont pas transférables à un partenaire.

  • Vous pouvez externaliser la logistique des salles de formation, pas le pilotage du développement des compétences ;
  • Vous pouvez externaliser une partie de l’exécution de votre recrutement, pas les orientations de l’entreprise en termes d’attractivité des talents ;
  • Vous pouvez externaliser la production des bulletins de paie, pas votre politique de rémunération globale.

 

Bref, l’externalisation permet de sécuriser les basiques, les fondamentaux de la fonction RH, afin de libérer les énergies RH et de se concentrer sur l’essentiel : l’accompagnement RH des managers, le management prévisionnel des compétences, la marque employeur, l’écoute des collaborateurs, …

L’externalisation RH est une des solutions à explorer pour une adaptation stratégique de la fonction RH. Elle permet à l’entreprise et à la DRH de consacrer toutes ses richesses humaines à son cœur de métier, au développement de sa compétitivité et de sa croissance.

 

Intrinsèquement porteuse de bénéfices, l’externalisation RH mérite donc l’attention des DRH. Et ce n’est pas parce qu’elle comprend évidemment de nombreux risques et inconvénients, qu’il faut la critiquer avec autant de subjectivité que ceux qui la portent aux nues aveuglément.

 

Évitons tout manichéisme et étudions l’externalisation RH avec objectivité… en suivant la règle des 4 Q :

  • Quel est mon cœur de métier RH d’aujourd’hui et de demain ?
  • Quelles sont les activités RH les moins performantes ?
  • Quels en sont les coûts complets ?
  • Quel serait l’inconvénient de les faire faire par un partenaire spécialisé ?

Thomas Chardin

thomas.chardin@parlonsRH.com

 

Laetitia Gallin

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