Assistant(e) de Direction DG/Communication H/F

By 14 décembre 2019décembre 16th, 2019Offres d'emploi

Entreprise

Notre client est une fondation située au cœur de Paris et reconnue mondialement. Elle est composée de 400 salariés en permanence. 

Dans le cadre d’une création de poste, il cherche à recruter en CDI l’assistant(e) de direction en mi-temps avec la DG et en mi-temps avec le Directeur de la communication. 

L’assistant(e) de direction assiste le DG et le Directeur de la communication afin d’optimiser la gestion de leur activité (planning, déplacements, communication, réunions, accueil, …). Il/elle organise et coordonne les informations internes et externes parfois confidentielles liées au fonctionnement de la structure. Il/elle assure le suivi complet de dossiers ou d’événements spécifiques (organisation de séminaires, salons, …).

Poste

  • Accueil et renseignement
  1. Assurer l’accueil physique des institutionnels et être capable d’adapter son discours à l’interlocuteur
  2. Recevoir, filtrer les appels, transmettre les messages, réorienter l’interlocuteur et/ou traiter la demande

 

  • Administratif
  1. Réceptionner, transmettre et suivre les courriers, notes, mails
  2. Assurer la diffusion et la circulation de l’information
  3. Rédiger les documents, les mettre en forme et les contrôler avant la signature de la Direction
  4. Relire les documents et apporter les modifications de forme
  5. Suivre et mettre à jour la base de données des contacts de la Présidence et de la délégation générale
  6. Organiser le classement et l’archivage des dossiers
  7. Commander et vérifier la conformité des prestations externes, suivre la facturation des prestataires
  8. Élaborer et renseigner les demandes d’intervention technique (DIT) et/ou informatique, les suivre et les relancer
  9. Transférer les mails à président/DG/DGA
  • Fournitures de bureau et consommables

Effectuer les commandes auprès des services internes et gérer les stocks

  1.  Réunions
  2. Organiser des réunions de travail de la Déléguée Générale et du Président (invitations, convocations, gestion d’agendas, accueil, déjeuners, etc.)
  3. Mettre en forme et préparer les documents ou dossier de présentation
  4. Préparer et mettre en forme des outils de suivi des conseils d’administration 

Cette énumération a un caractère illustratif et non limitatif. Le/la salarié(e) pourra être amené/e à accomplir d’autres activités principales en fonction des besoins, dans le respect de sa qualification.

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES

 Polyvalence : Le/la titulaire du poste peut être amené(e) à travailler en polyvalence sur d’autres missions ou projets ponctuellement, dans le respect de sa qualification.

Cette énumération a un caractère illustratif et non limitatif. Le/la salarié(e) pourra être amené/e à accomplir d’autres activités complémentaires en fonction des besoins, dans le respect de sa qualification.

Profil

  • Issu(e) d’un Bac+2 en assistanat de direction, vous avez au moins 1 an d’expérience auprès d’un directeur de haut niveau d’une entité de grande envergure type PME.
  • Vos savoirs-faire sont les suivants: 
    • Accueillir et renseigner les visiteurs

    • Assurer le traitement administratif

    • Saisir et mettre en forme les documents

    • Maîtriser les outils bureautiques

    • Alerter sur les anomalies

    • Organiser et trier l’information

    • Gérer l’agenda et le planning de la direction

    • Gérer les priorités

    • Organiser les réunions et événements

    • Faire preuve d’aisance rédactionnelle

    • Assurer les liaisons entre les services internes et externes

    • Rendre compte des faits marquants

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