Entreprise
Notre client est une Fondation composée de 400 salariés à temps plein, et composée d’une multitudes d’expertises métiers organisée dans une ambiance Internationale.
Il cherche à recruter son(sa) nouveau(elle) Assistant(e) de Direction A TEMPS PLEIN pour le délégué général adjoint:
L’assistant(e) de direction assiste la Déléguée Générale Adjointe afin d’optimiser la gestion de l’activité (planning, déplacements, communication, réunions, accueil, …). Il/elle organise et coordonne les informations internes et externes parfois confidentielles liées au fonctionnement de la structure. Il/elle assure le suivi complet de dossiers ou d’événements spécifiques (organisation de séminaires, salons, …).
Poste
ACTIVITES PRINCIPALES:
- Accueil et renseignement
Assurer l’accueil physique des visiteurs et être capable d’adapter son discours à l’interlocuteur
Recevoir, filtrer les appels, transmettre les messages, réorienter l’interlocuteur et/ou traiter la demande, informer de façon hebdomadaire les visiteurs via un calendrier partagé.
- Administratif
Réceptionner, transmettre et suivre les courriers, notes, mails
Assurer la gestion des courriers entrants (enregistrement, copie, scan, archivage, etc..) et sortants (mise en forme des courriers)
Assurer la diffusion et la circulation de l’information
Rédiger les documents, les mettre en forme et les contrôler avant la signature de la Déléguée Générale Adjointe
Relire les documents et apporter les modifications de forme
Organiser le classement et l’archivage des dossiers
Réaliser la saisie des demandes d’achats dans l’outil (BPACK)
Mettre à la signature et transmettre au financier les notes de frais
Gérer les abonnements annuels (Taxi, journaux,…)
Gérer les fournitures (café, bureau, carte de visites,…)
Elaborer et renseigner les demandes d’intervention technique (DIT) et/ou informatique, les suivre et les relancer
Archiver les dossiers DG/DGA (conférence des directeurs, projets type SDSI-athlé, etc…)
- Gérer les agendas de la Déléguée général adjointe
Gérer l’agenda de la Déléguée général adjointe
Gérer la logistique de l’agenda associé aux RDV (transport, réservation déjeuné, etc…)
- Réunions
Organiser des réunions de travail et déjeuners (invitations, convocations, gestion d’agendas, accueil, déjeuners, services transverses, etc.)
Mettre en forme et préparer les documents ou dossier de présentation
Préparer et mettre en forme des outils de suivi des conseils intérieur
Gérer les déplacements de la Déléguée Générale Adjointe
Gérer les dossiers communs DG/DGA pour les reportings et réunions
Cette énumération a un caractère illustratif et non limitatif. Le/la salarié(e) pourra être amené/e à accomplir d’autres activités principales en fonction des besoins , dans le respect de sa qualification.
ACTIVITES COMPLEMENTAIRES
Polyvalence : Le/la titulaire du poste peut être amené(e) à travailler en polyvalence sur d’autres missions ou projets ponctuellement, dans le respect de sa qualification.
Cette énumération a un caractère illustratif et non limitatif. Le/la salarié(e) pourra être amené/e à accomplir d’autres activités complémentaires en fonction des besoins , dans le respect de sa qualification.
Profil
- Issu(e) d’un Bac+2 en assistanat, vous avez au moins 1 an d’expérience dans l’assistanat de direction de haut niveau.
- Vos savoir-faire sont les suivants:
- Accueillir et renseigner les visiteurs
- Assurer le traitement administratif
- Saisir et mettre en forme les documents
- Maîtriser les outils bureautiques
- Alerter sur les anomalies
- Organiser et trier l’information
- Gérer l’agenda et le planning de la direction
- Gérer les priorités
- Organiser les réunions et événements
- Faire preuve d’aisance rédactionnelle
- Assurer les liaisons entre les services internes et externes
- Rendre compte des faits marquants
