Assistant(e) de Direction Générale Adjointe H/F

By 14 décembre 2019 Offres d'emploi

Entreprise

Notre client est une Fondation composée de 400 salariés à temps plein, et composée d’une multitudes d’expertises métiers organisée dans une ambiance Internationale. 

Il cherche à recruter son(sa) nouveau(elle) Assistant(e) de Direction A  TEMPS PLEIN pour le délégué général adjoint: 

L’assistant(e) de direction assiste la Déléguée Générale Adjointe afin d’optimiser la gestion de l’activité (planning, déplacements, communication, réunions, accueil, …). Il/elle organise et coordonne les informations internes et externes parfois confidentielles liées au fonctionnement de la structure. Il/elle assure le suivi complet de dossiers ou d’événements spécifiques (organisation de séminaires, salons, …).

Poste

ACTIVITES PRINCIPALES

 

  • Accueil et renseignement

Assurer l’accueil physique des visiteurs et être capable d’adapter son discours à l’interlocuteur

Recevoir, filtrer les appels, transmettre les messages, réorienter l’interlocuteur et/ou traiter la demande, informer de façon hebdomadaire les visiteurs via un calendrier partagé.

 

  • Administratif

Réceptionner, transmettre et suivre les courriers, notes, mails

Assurer la gestion des courriers entrants (enregistrement, copie, scan, archivage, etc..) et sortants (mise en forme des courriers)

Assurer la diffusion et la circulation de l’information

Rédiger les documents, les mettre en forme et les contrôler avant la signature de la Déléguée Générale Adjointe

Relire les documents et apporter les modifications de forme

Organiser le classement et l’archivage des dossiers

Réaliser la saisie des demandes d’achats dans l’outil  (BPACK)

Mettre à la signature et transmettre au financier les notes de frais

Gérer les abonnements annuels (Taxi, journaux,…)

Gérer les fournitures (café, bureau, carte de visites,…)

Elaborer et renseigner les demandes d’intervention technique (DIT) et/ou informatique, les suivre et les relancer

Archiver les dossiers DG/DGA (conférence des directeurs, projets type SDSI-athlé, etc…)

  • Gérer les agendas de la Déléguée général adjointe

Gérer l’agenda de la Déléguée général adjointe

Gérer la logistique de l’agenda associé aux RDV (transport, réservation déjeuné, etc…)

 

  • Réunions

Organiser des réunions de travail et déjeuners (invitations, convocations, gestion d’agendas, accueil, déjeuners, services transverses, etc.)

Mettre en forme et préparer les documents ou dossier de présentation

Préparer et mettre en forme des outils de suivi des conseils intérieur

Gérer les déplacements de la Déléguée Générale Adjointe

Gérer les dossiers communs DG/DGA pour les reportings et réunions

Cette énumération a un caractère illustratif et non limitatif. Le/la salarié(e) pourra être amené/e à accomplir d’autres activités principales en fonction des besoins , dans le respect de sa qualification.

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES

 Polyvalence : Le/la titulaire du poste peut être amené(e) à travailler en polyvalence sur d’autres missions ou projets ponctuellement, dans le respect de sa qualification.

Cette énumération a un caractère illustratif et non limitatif. Le/la salarié(e) pourra être amené/e à accomplir d’autres activités complémentaires en fonction des besoins , dans le respect de sa qualification.

Profil

  • Issu(e) d’un Bac+2 en assistanat, vous avez au moins 1 an d’expérience dans l’assistanat de direction de haut niveau. 
  • Vos savoir-faire sont les suivants:
    • Accueillir et renseigner les visiteurs
    • Assurer le traitement administratif
    • Saisir et mettre en forme les documents
    • Maîtriser les outils bureautiques
    • Alerter sur les anomalies
    • Organiser et trier l’information
    • Gérer l’agenda et le planning de la direction
    • Gérer les priorités
    • Organiser les réunions et événements
    • Faire preuve d’aisance rédactionnelle
    • Assurer les liaisons entre les services internes et externes
    • Rendre compte des faits marquants

 

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